Email (and text) like a boss!

Si quieren ser unos expertos a la hora de escribir un e-mail, viene Álvaro Gordoa a explicarnos lo que sí o sí tienen que hacer.

junio 6, 2023

Si quieren ser unos expertos a la hora de escribir un e-mail, viene Álvaro Gordoa a explicarnos lo que sí o sí tienen que hacer.

Según Internet Live Stats, se envían casi 2.7 millones de correos electrónicos por segundo más de 200,000 millones cada día más de 30 correos electrónicos por cada habitante del planeta, cada día.

Bill Clinton afirma que sólo envió 2 correos electrónicos como Presidente… y el primero -que fue a Carl Bildt, el entonces primer ministro de Suecia- estaba TODO EN MAYÚSCULAS, como si estuviera gritando (se cree que, evidentemente, fueron más correos, pero ya no lo dejaban enviarlos a él).

Según Statista, pasamos 19 horas al mes en WhatsApp, en el mundo se mandan 100,000 millones de mensajes de WhatsApp diarios. Después de 24 horas de haber sido enviado, la probabilidad de que alguien lea un correo electrónico es del 1%.

Los usuarios de WhatsApp contestan en un minuto, en promedio. La gente pasa 5.4 horas al día revisando el correo electrónico. Es decir, 3.3 horas diarias en el correo electrónico del trabajo y 2,1 horas en el correo electrónico personal.

El correo y el WhatsApp son una extensión de nuestra imagen, un medio de comunicación que lleva nuestro sello. Antes de darle «ENVIAR» hay que asegurarse de que se utiliza el correo o los mensajes de la forma correcta.

El correo electrónico debe ser:

Utilizar el correo electrónico cuando una llamada rápida o una conversación cara a cara no sean suficientes. Los correos electrónicos deben ser necesarios y relevantes para el destinatario.
Cuando el tiempo apremia, el correo electrónico puede ser la herramienta perfecta. Permite enviar rápidamente información relevante a todos los miembros del equipo.
La forma en la que uno se dirige al interlocutor es FUNDAMENTAL. Aquí unos ejemplos:

Tomó más tiempo, pero se puede manejar:

Disculpa por la demora: Esta frase solo se disculpa por la tardanza, pero no ofrece ninguna solución o alternativa para manejar la situación.
Gracias por tu paciencia: Muestra apreciación por la paciencia de la otra persona y reconoce el tiempo que han tenido que esperar. Además, se abre la posibilidad de manejar la situación de manera adecuada.

Mi horario también importa:

¿Qué te funciona mejor?: Esta pregunta pone la responsabilidad de encontrar un horario conveniente únicamente en la otra persona, sin mostrar consideración por tu propia disponibilidad.
¿Podrías estar…?: Muestra una actitud más equilibrada y considerada. Al ofrecer opciones, demuestras tu disposición a adaptarte y colaborar para encontrar un horario que funcione para ambos.

Sí, de nada:

No hay problema, no te preocupes: Esta respuesta puede sonar indiferente o poco involucrada. No brinda una sensación de apoyo o ayuda genuina.
Siempre feliz de ayudar: Esta respuesta muestra una actitud positiva y receptiva hacia las solicitudes de los demás. Transmites disposición y entusiasmo para brindar ayuda.

Sé lo que estoy haciendo:

Creo que tal vez deberíamos…: Esta frase suena dudosa y no transmite confianza en tus habilidades o conocimientos. Puede dar la impresión de que no estás seguro de tus decisiones.
Sería mejor si…: Esta frase sugiere una alternativa o un cambio sin dudar de tus habilidades. Muestra una actitud abierta a considerar diferentes enfoques y encontrar la mejor solución.

Discutir algo importante:

(Explica todo en el correo electrónico): En algunos casos, explicar todo en un correo electrónico puede resultar abrumador o confuso. No permite una interacción en tiempo real para aclarar dudas o tener una conversación más fluida.
Sería más fácil discutirlo en persona: Esta frase reconoce que el tema es importante y que una discusión en persona permitiría una comunicación más efectiva y una comprensión más profunda. Propone una alternativa que fomenta una mejor interacción.

¿Lo entiendes?:

Espero que tenga sentido: Esto genera la percepción de ser una persona que duda, tímida e incapaz.
Avísame si tienes preguntas: Esto genera la percepción de ser una persona segura, decidida y capaz.

¿Dónde diablos estamos en esto?:

Solo quería dar seguimiento: Dejas abierta la opción de respuesta, ocasionando que la otra persona no sea específica.
¿Cuándo puedo tener una respuesta?: Obliga a la otra persona a dar una respuesta puntual y específica.

Cometí un pequeño error:

Ah, lo siento, fue mi error, lo pasé por alto por completo: Esta respuesta puede sonar poco profesional y minimizar la importancia del error. No ofrece una solución o plan para corregirlo.
Gracias por avisarme: Al agradecer a la persona que te informó sobre el error, muestras aprecio por su contribución y demuestras tu disposición para abordar el problema. Además, puedes seguir con una discusión sobre cómo solucionarlo o evitarlo en el futuro.

Tengo una cita:

¿Podría salir temprano?: Esta frase suena demasiado pasiva y no transmite suficiente confianza y asertividad. En un entorno profesional, es importante comunicarse de manera clara y directa. En lugar de hacer una pregunta abierta, es mejor presentar una solicitud o una propuesta más específica.
Tendré que salir a las…: Al utilizar esta frase, estás comunicando de manera más efectiva y asertiva que tendrás que salir temprano.
Proporcionas una información clara y directa sin dejar lugar a interpretaciones erróneas. Sin embargo, es importante asegurarse de agregar la hora precisa a la frase para que los demás sepan exactamente cuándo planeas salir.

Cuando la gente no lee:

Como lo puse en el mail anterior: Esta frase puede sonar frustrada o impaciente. No ofrece una solución clara o una forma constructiva de abordar el problema. Puede generar una impresión negativa y dificultar la comunicación efectiva.
Como tal vez no quedó tan puntualizado en el correo anterior, lo recalco: Esta frase muestra una actitud más diplomática y considerada. Reconoce que puede haber habido una falta de claridad en el correo anterior y ofrece una oportunidad para aclarar y enfatizar la información importante. Al recalcarlo, demuestras una preocupación genuina por la comprensión mutua y abres la puerta a una mejor comunicación.

Fuente: Álvaro Gordoa. Consultor en Imagen Pública, rector del Colegio de Imagen Pública. Autor de los libros Imagen Cool, El Método H.A.B.L.A y La Biblia Godínez.

TW: @AlvaroGordoa // IG: @alvarogordoa // imagenpublica.mx